Annuleringsvoorwaarden

Vergaderingen en evenementen

De uitdrukking “het Hotel” verwijst naar het “Van der Valk Hotel Paris CDG Airport”, met maatschappelijke zetel gevestigd aan 351 Avenue du Bois de la Pie CS 42048 – Paris Nord II, 95912 Roissy Charles de Gaulle Cedex, Frankrijk, en ingeschreven in het handelsregister onder de naam “Van der Valk Hotel Paris CDG Airport SAS”, onder nummer 935 061 143, met een maatschappelijk kapitaal van 4.001.000,00 euro.

“Klant” betekent iedere contractspartij van het Van der Valk Hotel Paris CDG Airport, handelend in eigen naam of vertegenwoordigd door een gemachtigd tussenpersoon.

“Contract” betekent het geheel gevormd door het contract zelf, de Bijzondere Voorwaarden en de Algemene Voorwaarden.

I. a) Voorschotten:

Bij ondertekening van het Contract is een voorschot verschuldigd ter hoogte van 100% van het totaal van de geraamde globale facturatie.

Voor elk evenement dat plaatsvindt binnen 15 dagen na ondertekening van het Contract, wordt volledige vooruitbetaling per creditcard gevraagd, of volledige betaling ter plaatse op basis van een volledig ingevuld bankgarantiedocument.

De betaling van deze voorschotten kan worden gespreid over twee of drie termijnen, met een minimum van 60% bij ondertekening van het Contract.

Het volledige bedrag van de verschuldigde voorschotten moet uiterlijk één (1) maand vóór het evenement door het Hotel zijn ontvangen.

Alle verschuldigde of reeds betaalde voorschotten blijven verschuldigd en worden behouden in geval van volledige annulering van het evenement door de Klant.

b) Annulering door de Klant:

Elke aanvraag tot gedeeltelijke of volledige annulering moet schriftelijk worden ingediend (e-mail met leesbevestiging, aangetekende brief of brief tegen ontvangstbewijs) bij de commerciële contactpersoon van het Hotel.

In geval van volledige annulering:

Elke volledige annulering van de bestelde diensten door de Klant leidt tot onmiddellijke opeisbaarheid, als schadevergoeding, van de volgende kosten:

Annuleringsperiode	Annuleringskosten
Tot 181 dagen vóór de datum van het evenement	50% van het bedrag van de bestelling
Tussen 180 en 91 dagen vóór de datum van het evenement	60% van het bedrag van de bestelling
Tussen 90 en 61 dagen vóór de datum van het evenement	70% van het bedrag van de bestelling
Tussen 60 en 31 dagen vóór de datum van het evenement	85% van het bedrag van de bestelling
Minder dan 30 dagen vóór het evenement	100% van het bedrag van de bestelling

In geval van gedeeltelijke annulering:

Tussen 180 en 91 dagen vóór het evenement: geen annuleringskosten indien het geannuleerde bedrag niet meer dan 40% van de totale raming bedraagt.
Tussen 90 en 61 dagen vóór het evenement: geen annuleringskosten indien het geannuleerde bedrag niet meer dan 30% van de totale raming bedraagt.
Tussen 60 en 31 dagen vóór het evenement: geen annuleringskosten indien het geannuleerde bedrag niet meer dan 15% bedraagt.
Tussen 30 en 16 dagen vóór het evenement: geen annuleringskosten indien het geannuleerde bedrag niet meer dan 10% bedraagt.

Elke gedeeltelijke annulering boven deze percentages leidt tot onmiddellijke opeisbaarheid van kosten, berekend op het gedeelte dat de toegestane percentages overschrijdt, gelijk aan 100% van dit overschrijdende deel.

Indien de gedeeltelijke annulering niet binnen de toegestane termijn wordt gemeld (uiterlijk zestien (16) werkdagen vóór het evenement), factureert het Van der Valk Hotel Paris CDG Airport 100% van het bedrag van de geannuleerde diensten.